Aktualności
26 Kwie 2019

Zaproszenie do złożenia oferty

Zapraszamy do złożenia oferty na usługę prowadzenia Archiwum Zakładowego

Zaproszenie do złożenia oferty

Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów (NIMOZ) zaprasza do złożenia oferty na usługę prowadzenia Archiwum Zakładowego. NIMOZ jest instytucją kultury, wpisaną pod numerem 32/92 do Rejestru Instytucji Kultury, prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Osobą właściwą do kontaktu w sprawie niniejszego zaproszenia jest p. Jacek Olbrycht, zastępca dyrektora (jolbrycht@nimoz.pl; tel.: (+48) 22 25 69 649).

Zakres przedmiotu zamówienia:

  • aktualizacja (w cyklu przeglądów rocznych) obowiązującego JRWA z uwzględnieniem faktycznego zakresu działalności statutowej NIMOZ;
  • przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych NIMOZ oraz opracowywanie rocznego harmonogramu realizacji tego zadania;
  • przygotowanie pisemnej instrukcji, zawierającej wytyczne odnośnie właściwego przygotowania dokumentacji do przekazania do Archiwum Zakładowego, uwzględniającej kryteria prawidłowości uporządkowania i kwalifikowania dokumentacji;
  • przygotowywanie, we współpracy z właściwym pracownikiem komórki organizacyjnej, dokumentacji do przekazania do Archiwum Zakładowego oraz – w zakresie własnym – porządkowanie dokumentacji niewłaściwie przygotowanej;
  • bieżące dostosowywanie warunków przechowywania dokumentacji do wymaganych standardów;
  • bieżące ewidencjonowanie dokumentacji, zgromadzonej w Archiwum Zakładowym, oraz jej zabezpieczenie i przechowywanie;
  • bieżące nadzorowanie obiegu dokumentów oraz prawidłowości ich przechowywania w komórkach organizacyjnych z uwzględnieniem udzielania konsultacji oraz przeprowadzania szkoleń dla pracowników w zakresie prawidłowości postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych;
  • udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w Archiwum Zakładowym do celów służbowych;
  • brakowanie dokumentacji niearchiwalnej bądź jej rekwalifikacja oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego;
  • przekazywanie dokumentacji archiwalnej do właściwego Archiwum Państwowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami i wynikających z nich terminami;
  • zarządzanie powierzchnią użytkową oraz warunkami panującymi w pomieszczeniu Archiwum Zakładowego;
  • sprawdzanie zgodności dokumentacji Archiwum Zakładowego ze spisami zdawczo-odbiorczymi;
  • sporządzanie sprawozdań z zarządzania dokumentacją w Archiwum Zakładowym wraz z zestawieniem ilościowym zasobu Archiwum, z podziałem na kategorie archiwalne, uwzględniających:
  • dokumentację przejętą z komórek organizacyjnych,
  • dokumentację udostępnioną i wypożyczoną,
  • dokumentację niearchiwalną przekazaną do zniszczenia,
  • materiały archiwalne przekazane do właściwego Archiwum Państwowego;
  • organizowanie stanowiska pracy zgodnie z zasadami i przepisami BHP, ochrony ppoż., ergonomii;
  • terminowa realizacja zaleceń pokontrolnych właściwego Archiwum Państwowego;
  • planowanie oraz realizacja działań mających na celu przygotowanie NIMOZ do procesu wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją;
  • przeprowadzenie, we współpracy ze wskazanymi pracownikami NIMOZ, procesu wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją w oparciu o system EZD PUW.

Wymiar realizacji określonych wyżej zadań: 2 dyżury tygodniowo po 3 godziny, z założeniem zwiększenia wymiaru w wypadku wdrożenia EZD.

Oferta powinna zawierać:

  • potwierdzenie kwalifikacji zawodowych (kopie świadectw, certyfikatów): ukończone kursy archiwalne (I i II stopnia);
  • potwierdzenie doświadczenia w prowadzeniu Archiwum Zakładowego oraz koordynacji procesu obiegu dokumentów: co najmniej dwie referencje wraz z opisem zakresu wykonywanych prac (max. 1800 znaków ze spacjami);
  • potwierdzenie doświadczenia w obsłudze systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją: co najmniej dwie referencje wraz z opisem zakresu wykonywanych prac (max. 1800 znaków ze spacjami);
  • potwierdzenie doświadczenia w przygotowaniu i przeprowadzeniu wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w oparciu o system EZD PUW: co najmniej jedna referencja wraz z opisem zakresu wykonywanych prac (max. 3600 znaków ze spacjami);
  • aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej;
  • proponowane wynagrodzenie.

Oferta powinna być podpisana przez osobę/-y umocowane do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy. Umocowanie do złożenia oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono wprost z innych dokumentów załączonych do oferty.

 

Termin składania ofert: 31 maja 2019 roku.

W formie korespondencji papierowej, na adres:

Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów

Goraszewska 7

02-910 Warszawa

lub za pośrednictwem platformy ePUAP, w każdym wypadku z adnotacją „Archiwum Zakładowe NIMOZ”

 

Złożenie oferty nie jest równoznaczne z obowiązkiem zawarcia umowy. Zastrzegamy prawo do odwołania postępowania bez podania przyczyny.

Strona korzysta z plików cookie w celu realizacji usług.
Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do cookie w Twojej przeglądarce lub konfiguracji usługi.